Si bien hablar de un sistema de planificación de recursos empresariales (ERP, por sus siglas en inglés) no es un tema nuevo, en esta nueva realidad hay conceptos clave que podrían hacer la diferencia a la hora de gestionar las operaciones de una empresa. 

Es por eso que la implementación de un ERP durante el 2023 será una de las principales prioridades que las empresas deberán considerar como parte de su transformación digital.

Esto se debe principalmente a los beneficios en materia operativa y a la efectividad que tiene esta herramienta para las organizaciones.

 En años anteriores, distintos estudios han demostrado que la implementación de un ERP generó mejoras en los procesos del 95% de las empresas que lo utilizaron.

Y aunque la correcta utilización de un ERP implica tener beneficios operativos, es importante aclarar que una implementación mal elaborada puede conducir a la pérdida de la inversión y llevar a las empresas al fracaso.

De hecho, un estudio realizado por la consultora BCG demostró que el 70% de las empresas fracasa en alcanzar sus objetivos de transformación digital cuando solo compran tecnología sin el acompañamiento correcto y sin un plan de implementación bien elaborado.

Por eso Netsoft, principal socio estratégico de Oracle NetSuite en Latinoamérica, recomienda seguir los siguientes cinco pasos para realizar una implementación de ERP con un retorno de inversión positivo generado por los resultados obtenidos.

1. Determinar los objetivos

Lo primero que las compañías deben saber es para qué quieren implementar un nuevo software. Una vez determinados los puntos que se quieren mejorar y las tareas que se deben optimizar, entonces es más fácil elegir los módulos que se quieren adquirir de la tecnología y las funcionalidades a las cuales se les dará prioridad para mejorar la experiencia operacional de todos sus empleados y jefes de departamento.

Es crucial que se trate de una solución que cuente con una interfaz intuitiva y amigable para todos los usuarios, ya que esto reduce de forma significativa el tiempo destinado a la curva de aprendizaje y capacitación del personal con respecto al mismo sistema. 

2. Crear un plan de implementación

El 83% de las estrategias de implementación digital pueden fallar debido a que las empresas se basan en suposiciones erróneas, y no en un plan estructurado, según Gallup. 

Por eso, Netsoft recomienda crear un plan de implementación que permita efectuar paso a paso cada etapa de la implementación, dar a conocer a todos los involucrados cuál es su papel dentro del proyecto y lo que se espera de ellos, determinar fechas de finalización para cada tarea y etapa; y saber cómo responder ante los desafíos y situaciones inesperadas.

3. Capacitar a los colaboradores

El cambio en los sistemas internos de la compañía puede generar un impacto directo en el día a día de los empleados y generar una larga curva de aprendizaje que afecte a los resultados.

Es por eso que los colaboradores deben ser notificados de forma puntual sobre los cambios y capacitados correctamente en el uso de las nuevas herramientas además de recibir con claridad la explicación sobre cómo esta solución mejorará sus procesos.

4. Confirmar la capacidad del software

Toda vez que se conoce el sistema y los colaboradores saben cómo utilizarlo, es fundamental tenerlo siempre actualizado para un mejor desarrollo de procesos, de acuerdo a las necesidades de la compañía.

Efectuar test exhaustivos y conocer las limitaciones que tiene la tecnología, así como contar con claridad sobre los beneficios que genera, permite medir de mejor forma los resultados que se obtienen con el uso de las herramientas.

5. Implementarlo con un partner especializado

Un partner es una pieza vital y la más importante dentro de un plan de implementación de un ERP y de la elección de ese socio puede depender el éxito del proyecto, pues de nada sirve tener la mejor herramienta si es mal implementada. 

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Elegir sabiamente a un partner experto aligera las cargas en gran medida y brinda beneficios como un mejor análisis de la situación del negocio, una lista de funcionalidades compatibles, acompañamiento en la elaboración del proceso y seguimiento después de haberlo implementado.