Hoy en día, el pago del insumo más importante para los transportistas es más sencillo, cómodo y controlado gracias a las tarjetas de prepago
Cada vez son más las empresas de transporte en nuestro país que han incorporado las tarjetas electrónicas de prepago como medio para liquidar el consumo de combustible de sus flotas. Las ventajas que han obtenido como consecuencia han sido sustanciales, principalmente en lo que respecta a deducibilidad.
Desde hace aproximadamente 10 años entró en vigor la disposición que establece que para poder deducir los gastos de combustible, el pago se debe hacer mediante cheques nominativos, tarjetas de crédito, débito y de servicios, además de los monederos electrónicos autorizados por el Servicio de Administración Tributaria (SAT). De acuerdo con el SAT, el uso de monederos electrónicos y tarjetas electrónicas de prepago para deducir el gasto por concepto de combustible permite a las autoridades fiscales tener mejores mecanismos de control de las deducciones que efectúan los contribuyentes, optimizar y agilizar las actividades de comprobación, simplificar la carga administrativa de los contribuyentes y darles mayor seguridad jurídica en la manera de comprobar sus gastos.
Sistema integral de control
Mediante esta forma de pago se logra un detallado control de los consumos de los usuarios sin embargo, cada una las 43 empresas emisoras de tarjetas de prepago autorizadas por el SAT ofrecen diferentes beneficios y niveles de control. Por ejemplo, Edenred (antes Accor Services) fue la primera en ofrecer vales de gasolina en 1996 para el pago de combustible y pionera en la creación de tarjetas electrónicas en nuestro país. El producto para este concepto es Ticket Car®, mediante él las empresas transportistas obtienen un reporte que indica en dónde y a qué hora se cargó el combustible. Dicha información además permite llevar un control y cálculo preciso de los rendimientos y el kilometraje recorrido por cada unidad. Apenas en junio de 2014 la empresa estableció una alianza con American Express México, la cual permite a las empresas interesadas optar por el sistema de financiamiento de American Express, contar con el avanzado sistema de control Ticket Car y deducir el gasto de combustible con un solo comprobante CFDI.
Estos sistemas para el pago de combustible son normalmente adaptables a las necesidades del cliente ya que, mediante la tarjeta, la gestión del gasto se simplifica contribuyendo a una correcta administración de la compañía.
Cuando el operador presenta en la estación de servicio la tarjeta y ésta es validada, se genera un reporte electrónico que se envía al administrador –semanal, quincenal o
Sodexo.
mensualmente, según se prefiera– y que cumple con todos los requisitos de deducibilidad. Incluso incorpora una función en la que se asigna el combustible de manera puntualizada, es decir, dependiendo de la ruta que cada operador cubre, con lo que se evita que los recursos sean empleados para otro fin. Otros productos ofrecen la posibilidad de establecer parámetros y filtros que limitan el uso de las tarjetas según la preferencia de la empresa: bloqueo por estación de servicio, por frecuencia de uso, por localidad, y se define un monto máximo por transacción.
Sin duda, las tarjetas y monederos que existen actualmente en el mercado han hecho más sencilla la administración de miles de empresas de nuestro país generándoles importantes ahorros, mayor seguridad y un correcto control de sus recursos.
Algunas de las ventajas que las tarjetas de prepago ofrecen:
- Mayor control de los gastos de combustible
- Simplificación en trámites administrativos
- Cobertura nacional (algunas tarjetas son aceptadas en más de 17,000 puntos de venta)
- La obtención de un solo estado de cuenta que es válido como comprobante fiscal
- Algunos proveedores en la búsqueda de nuevas herramientas digitales ofrecen aplicaciones móviles que brindan la posibilidad de tener el control desde el smartphone o tableta en lo que respecta a la consulta de saltos y movimientos, promociones e incluso hacer transferencias a otras tarjetas.
