La labor del área de Compras en las empresas va más allá de conseguir insumos a bajos costos. Especialistas coinciden en que este departamento desempeña un papel estratégico para el rendimiento, ahorro y seguridad de las operaciones.

Por ello, es importante que esta área trabaje estrechamente con las operativas, como Mantenimiento y Logística, ya que son las que conocen de primera mano las necesidades. Esta colaboración permite que las adquisiciones no se limiten sólo a los precios competitivos, sino a soluciones que maximicen la vida útil de los activos.

Los departamentos que solicitan los insumos suelen tener mayor conocimiento sobre los equipos que ofrecen un mejor desempeño y generan ahorros, pues sus objetivos están orientados a la productividad”, señala Iván Cid, Director y propietario de Qllantas.

Los expertos comentan que, aunque no es una práctica común, lo ideal es que en la primera cita con un vendedor se coordine una junta con Compras y todas las áreas involucradas, así es posible encontrar una solución integral. Aunque el costo es relevante, la prioridad debe centrarse en que el producto o servicio cumpla con los estándares de calidad.

La confiabilidad y calidad son los criterios que se deben considerar al realizar una compra, para
evitar fallas e interrupciones del servicio. Hay riesgos importantes al adquirir productos o servicios basados únicamente en el precio”, indica Mario Leonardo Nieto, Director Adjunto de Servicios Operativos de Grupo CISA.

Tomar decisiones basadas únicamente en el sistema tradicional de las tres cotizaciones —donde gana la opción más barata— puede llevar a las empresas a perder credibilidad, formalidad y la confianza de los clientes. Incluso podría derivar en penalizaciones económicas, y en costos elevados que trascienden lo monetario.

En el sector transporte, las malas elecciones pueden afectar la rentabilidad de la empresa, baja disponibilidad de unidades, retrasos, sobrecostos, además de generar fricciones entre los equipos que resultan afectados a nivel profesional por no dar los resultados esperados.

Cuando se revisa a profundidad la situación de las empresas, te das cuenta de que la mayoría de los problemas son causados porque no supieron invertir correctamente, y muchas veces se ha demostrado que lo barato no siempre te da el mejor rendimiento”, detalla Iván Cid.

Objetivos alineados

Los referentes de la industria concuerdan en que los objetivos de cada área deben alinearse con el propósito central de la empresa. Sólo así es posible definir lo que se busca alcanzar y administrar de manera óptima los recursos disponibles, aplicando los criterios más adecuados para generar valor.

De igual forma, mencionan que lo ideal es que todas las áreas de la compañía mantengan comunicación constante para que se entiendan las necesidades, se logre un trabajo coordinado, se llegue a acuerdos y se le dé seguimiento a los requerimientos que van surgiendo.

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Si el área de Compras no tiene la misma necesidad de garantizar la productividad, al final sus decisiones van a tener consecuencias. Establecer reuniones periódicas es importante para alcanzar acuerdos y revisar el cumplimiento de éstos. De este modo, las otras áreas planean en función de lo que el equipo de Compras se comprometa a suministrar”, refiere Mario Leonardo Nieto.

Los especialistas subrayan que tener conocimiento de la situación le permite a Compras realizar una mejor evaluación e involucrarse no solamente en el costo, sino en las consecuencias de su decisión, así como evitar situaciones como mantenimientos excesivos, problemas en el camino o de puntualidad.

En tanto, su elección podría ayudar a que exista una mayor productividad, eficientar las operaciones, lograr ahorros de combustible, disminución de accidentes, mejorar la seguridad y los tiempos, es decir, obtener el mayor provecho de la inversión en activos.

A veces los camiones se quedan tirados en el camino por no haber acertado en la decisióncorrecta. Desde mi punto de vista, diría que tienen que ver sus compras como inversiones encaminadas a que favorezcan el tiempo productivo. Muchas veces las decisiones de compras económicas están muy peleadas con el resultado en costo por kilómetro”, comenta Iván Cid.

Los consultores apuntan que las inversiones que se realizan en el sector del transporte son altas, por lo que es importante priorizar, además del costo, la duración, los servicios adicionales —como la data—, la facilidad de implementación y de seguimiento con el proveedor, a fin de
que se garantice un soporte adecuado, y volver a los proveedores sus aliados.

Tenemos que contar con proveedores que nos garanticen puntualidad en el cumplimiento del servicio o la entrega de los productos, que exista confiabilidad en lo que venden, además de que tengan tiempos adecuados de respuesta”, menciona el directivo de Grupo CISA.

Buscar el equilibrio

En términos de operación, el área de Compras adquiere un papel estratégico para asegurar el cumplimiento de los objetivos empresariales. Por ello, sus decisiones deben equilibrar costos, eficiencia y confiabilidad, fundamentándose en un análisis integral del costo total, que va más allá del aspecto meramente monetario.

Ambos especialistas concuerdan en que, en el sector del transporte, es fundamental no perder de vista el costo por kilómetro al realizar adquisiciones, ya que este parámetro permite optimizar las operaciones y, de no tomarse en cuenta, podría generar sobrecostos.

Asimismo, señalan la importancia de que las empresas estén bien informadas y asesoradas para que conozcan las últimas tecnologías que les permitan elevar la calidad de la compañía en la industria.

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