Controlar los gastos de la empresa no es una tarea sencilla, ya que requiere de una óptima organización y un compromiso constante para tener toda la información actualizada y categorizada; además de la labor de análisis para tener más y mejores elementos para tomar decisiones sobre los usos de los dineros.
El cierre de año puede generar algunos cambios en cómo se gastan los recursos, pues con la llegada de un mayor dinamismo, que implica más clientes interesados en comprar productos y servicios, las empresas deben invertir más para poder vender, haciendo que los gastos internos se modifiquen, por ejemplo, los costos de producción pueden elevarse, así como los costos que implica la logística del negocio.
Situaciones como ésta, obliga a los negocios a establecer un control de gastos inteligentes, pues detectar gastos innecesarios, hacer un análisis mensual para saber qué está ocurriendo en tu caja y cómo optimizar todo este flujo a corto plazo, se verá reflejado en beneficios tangibles (dinero) e intangibles (tranquilidad, seguridad).
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Asimismo, te permitirá negociar mejor al saber en qué gastas y cuáles son realmente tus costos, e incluso sentarse de nueva cuenta con tus proveedores para redefinir los precios y poder ahorrar; además de que evitas problemas a largo plazo, identificando cuáles son tus gastos 100% necesarios y cuáles puedes minimizar o eliminar para tener la certeza de que estás invirtiendo correctamente tu dinero.
Consejos para controlar los gastos de tu empresa
En este sentido, la fintech de gestión financiera para empresas Mendel recomiendan algunas acciones que te ayudarán a tener un mejor control de tus gastos:
- Establece reglas ‘inteligentes’
Para hacerlo, las empresas requieren una plataforma tecnológica que permita tener total visibilidad de los gastos, con el fin de empoderar la toma de decisiones y hacerla más acertada, basada en datos históricos sobre las propias operaciones.
Es decir, utilizar tecnología que permita a los dueños de cada presupuesto configurar reglas inteligentes que especifican cuándo, cómo y dónde pueden gastarse el dinero, lo que genera un control que con procesos manuales no se consigue y hace que sea imposible gastar más allá de los montos asignados.
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- Utiliza alternativas al crédito tradicional
Sumado a la plataforma de control de gastos, las compañías requieren una tarjeta de crédito corporativa que, a diferencia de las emitidas por bancos tradicionales, no implique un alto monto de comisiones y tarifas y que empodere a los colaboradores que la utilizan.
Es por eso que en esta época en la que los gastos por combustible, viajes de negocios y viáticos se incrementan, las organizaciones pueden entregar a cada trabajador una tarjeta inteligente con reglas de gasto pre-configuradas, haciendo que la rendición de gastos sea 100% automática y transparente.
- No recortes gastos ‘porque sí’
La solución no está en recortar aquellos gastos que consideras que son muy altos, y eliminarlos sin conocer las implicaciones de hacerlo. Por el contrario, tener total visibilidad de los datos de las operaciones permite que los empresarios detecten aquellos gastos que están generando fugas de capital al no derivar en resultados positivos, y reducir los que, de acuerdo a la información, pueden disminuirse sin implicar un golpe financiero importante.
- Ahorra tiempo
Y para esto se requiere de simplificar y automatizar la mayor cantidad de procesos posibles. Afortunadamente ya existen tecnologías que clasifican los gastos de forma automática y, con sólo una foto de los tickets de los gastos, se encarga de obtener las facturas y XML para cada compra. Esto permite, además, mantener a la compañía al tanto con las obligaciones fiscales sin destinar demasiado tiempo al proceso, y únicamente hacerlo con algunos clics.
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- Consigue transparencia al operar
Todo lo anterior permite que las compañías tomen decisiones basadas en información y transparencia, en lugar de ‘apostar a ciegas’ en busca de resultados. Además, permite detectar anomalías que, con tarjetas tradicionales y sin tecnología, no podrían encontrarse en cuanto a gastos sospechosos de los colaboradores, lo que reduce el riesgo del fraude interno.
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